Als iemand een Woo-verzoek doet bij de overheid, hebben geregeld ook andere personen en organisaties een stem in de openbaarmaking van informatie. Uit onderzoek van de Universiteit Leiden voor het Adviescollege Openbaarheid en Informatiehuishouding blijkt dat mensen de rol van derden ervaren als een ‘black box’. Dit komt doordat onduidelijk is wanneer derden om een zienswijze gevraagd moeten worden en wat er met de zienswijze gebeurt.
Zo blijkt uit het onderzoek dat er zowel bij verzoekers als derden onvoldoende kennis is over de rol van derden in een Woo-procedure. Dit leidt regelmatig tot onbegrip en frustratie. Ook ambtenaren zelf zitten soms met vragen en ze missen ICT-middelen om (voortvarend) de zienswijzeprocedure vorm te geven.
Het betrekken van derden kan vertragend werken
Het onderzoek laat verder zien dat de overheid meestal een termijn van twee weken geeft aan derden om een zienswijze te geven. Toch kan het betrekken van derden in de praktijk een bron zijn van flinke vertraging. Het ACOI merkt dat ook bij de eigen bemiddelingen tussen journalisten of onderzoekers en de overheid. Bij 15 bemiddelingen leidde de zienswijzeprocedure tot vertraging. In de ogen van verzoekers komt dit soms neer op het bevoordelen van derden, zoals lobbygroepen, ten nadele van openbaarheid.
Bij de helft van de Woo-verzoeken zijn derden betrokken
De Universiteit Leiden heeft onder meer Woo-besluiten geanalyseerd en een enquête gehouden onder ambtenaren, verzoekers, en personen of organisaties die als derde betrokken waren bij een Woo-verzoek.
Voorstellen voor verbetering
De onderzoekers doen enkele aanbevelingen om de uitvoeringspraktijk te verbeteren. Eentje is om voorlichtingsbrochures te maken, zowel voor verzoekers als voor derden. Een andere aanbeveling is dat de overheid geen zienswijzen vraagt als er geen informatie van derden nodig is om tot een afweging te komen. In die gevallen kan de overheid al wel een besluit nemen, maar de informatie nog niet vrijgeven (uitgestelde openbaarmaking). Door derden hierover te informeren, kunnen deze, als ze bedenkingen hebben, alsnog rechtsmiddelen aanwenden tegen het besluit.
Ontwikkeling werkwijzer
Het ACOI zal het onderzoek gebruiken voor de ontwikkeling van een werkwijzer over de manier waarop de overheid derden moet betrekken in de Woo-procedure. Deze werkwijzer van het ACOI staat gepland voor het najaar van 2025.