Het moet én kan beter: onderzoek naar de digitale toegankelijkheid van gepubliceerde overheidsdocumenten

Er valt nog veel te verbeteren aan de digitale toegankelijkheid van documenten die de overheid op internet publiceert.

Uit onderzoek van de Universiteit van Amsterdam, in opdracht van het ACOI, blijkt dat er nog veel documenten zijn die niet worden gevonden in zoekmachines en niet goed gelezen kunnen worden door computersoftware. Het gevolg: de informatie is moeilijker te vinden en te (her)gebruiken voor burgers. Gelukkig laat het onderzoek ook zien dat relatief eenvoudige aanpassingen al een groot effect kunnen hebben. Ook hoeven deze aanpassingen in de regel niet veel te kosten.

Waarom is het belangrijk?

Met de digitale toegankelijkheid van gepubliceerde documenten wordt volgens de Woo bedoeld dat deze goed vindbaar, leesbaar en bruikbaar zijn voor iedereen. Daarvoor is van belang dat de inhoud van de documenten door een computer gelezen kan worden, de documenten in een open format worden gepubliceerd en dat deze zijn voorzien van metadata (beschrijvende kenmerken). Op die manier kunnen de documenten gevonden worden door zoekmachines, (voor)gelezen worden door veel softwaretoepassingen en is de informatie doorzoekbaar en herbruikbaar voor gebruikers. Ook is het een voorwaarde voor goede centrale ontsluiting van overheidsdocumenten, bijvoorbeeld via de Woo-index.

Het onderzoek: bevindingen

Het onderzoek is in opdracht van het ACOI uitgevoerd door het IRLab van de Universiteit van Amsterdam. Het onderzoek is een nulmeting en zo opgezet dat het in de toekomst herhaald kan worden. Onderzocht is in hoeverre documenten die de overheid publiceert op internet voldoen aan de eisen van de Wet open overheid (artikel 2.4 lid 3).

Er zijn tienduizenden gepubliceerde documenten geanalyseerd van alle type overheidsorganisaties (ministeries, provincies, waterschappen, gemeenten en zelfstandige bestuursorganen). Er is gemeten aan de hand van de FAIR-data principes: zijn de stukken vindbaar, toegankelijk, aan andere gegevens te koppelen en herbruikbaar. Uit de analyse volgt dat veel gepubliceerde documenten niet goed digitaal toegankelijk zijn. Dat geldt helaas ook nog vaak voor recent gepubliceerde documenten. Hieronder een voorbeeld van de scores voor gepubliceerde Wob- en Woo-besluiten en beslisnota's door ministeries (op alfabetische volgorde).

Toelichting tabellen: rood op de balk betekent het percentage aangetroffen documenten waarin helemaal geen machineleesbare letters staan. Groen betekent dat de tekst goed machineleesbaar is. De kleuren ertussen zijn documenten die deels niet goed machineleesbaar zijn en door optische karakter herkenning (OCR) een bepaalde hoeveelheid foutjes bevatten.

Het onderzoek: adviezen

Het onderzoek geeft ook voorbeelden van overheidsorganisaties die goed scoren én laat zien dat verbetering vaak eenvoudig gerealiseerd kan worden. Hiervoor worden concrete adviezen gegeven die veelal zonder hoge kosten in te voeren zijn.

Een aantal adviezen uit het onderzoek:

De bevindingen en adviezen zijn bedoeld voor projectleiders en medewerkers die zich bezig houden met actieve openbaarmaking.

Documenten worden meestal in PDF-format gepubliceerd. Zorg dat de PDF toegankelijk blijft, door een Word document op de juiste wijze om te zetten naar een PDF. Dit doe je door een Word document te exporteren als PDF document (gebruik dus niet 'print of opslaan als PDF').
Als je een document opstelt in Word, waarvan je weet dat deze gepubliceerd moet worden, zorg dan dat het document geen, of zo min mogelijk informatie bevat die niet openbaar gemaakt kan worden (open by design). Denk aan een Woo-besluit dat zonder persoonlijke gegevens geëxporteerd kan worden naar een publicatieversie in PDF. Dit voorkomt dat het document gelakt moet worden door laksoftware.
Als je wel laksoftware gebruikt, stel dan eventueel met de leverancier van de laksoftware de optische karakter herkenning (OCR) goed in, zodat OCR-foutjes zoveel mogelijk worden voorkomen.
Publiceer databestanden, zoals spreadsheets, in het originele format en niet in PDF. Zo kan de informatie beter (her)gebruikt worden.
Zorg voor ontsluiting via de Woo-index en zoekfunctie en dat Woo-documenten per informatiecategorie zoveel mogelijk op één plek worden gepubliceerd.

Benut de adviezen

Het is belangrijk dat in programma’s en projecten voor actieve openbaarmaking aandacht is voor de digitale toegankelijkheid van gepubliceerde documenten. Sla daarbij de handen inéén. Deel oplossingen en leer van elkaar. Door de digitale toegankelijkheid te verbeteren, zorgen we ervoor dat overheidsinformatie gevonden kan worden én voor allerlei doeleinden (her)gebruikt kan worden.

Het Rijksprogramma voor Duurzaam Digitale Informatiehuishouding (RDDI) heeft hiervoor ook een handreiking duurzaam digitaal toegankelijke pdf’s uitgebracht.

Enkele best practices uit het onderzoek:

Herbruikbaarheid (zie pagina 12-13)
Zorg dat de ingevulde gegevens gemakkelĳk herbruikbaar zĳn. Een voorbeeld is het overzicht van de afgehandelde Woo verzoeken van de gemeente Nĳmegen. Allemaal automatisch gemaakt vanuit de toch al ingevoerde metadata die in het besluit staan.
Samenwerking (zie pagina 12-13)
De gemeenten springen eruit wat betreft samenwerking met de bereikbaarheidsgegevens op organisaties.overheid.nl. dat centraal wordt aangeboden door de VNG.

Een ander voorbeeld van samenwerking, hergebruik en de handen inéén slaan is het OpenWebConcept initiatief opgezet door enthousiaste bestuursorganen zoals gemeente Buren, Hoeksche Waard, en de BAR gemeentes. Zij lopen voor omdat ze werken vanuit commons of common ground gedachte.
Vanuit een digitale PDF lakken en openbaar maken (zie pagina 21)
De beslisnota’s van het ministerie van Defensie laten mooi zien hoe dat kan. Zelfs de strenge https://pdfchecker.nl/ heeft maar een paar aanmerkingen op de WCAG 2.1 toegankelĳkheid van het gegeven voorbeeld.
Digitaal toegankelijke inventarislijsten (zie pagina 23-24)
De inventarislĳst wordt als spreadsheet in open formaat aangeboden (csv) en er bestaat een machine-verwerkbare link tussen de rĳen in het spreadsheet en de vrĳgegeven files. Hierdoor kan de metadata uit de inventarislĳst automatisch aan de vrĳgegeven stukken gekoppeld worden. Hoe dit technisch kan worden vormgegeven is te zien in een voorbeeld dossier uit Barendrecht. Ook het ministerie van VWS gebruikt deze werkwijze voor de publicatie van COVID19 Woo-besluiten.
Anonimisering by design (zie pagina 25)
Bĳ de Provincie Flevoland vonden we dit mooie voorbeeld van een Woo besluit: Besluit inzake uw Woo-verzoek- Voortgangsrapportages van projecten Nieuwe Natuur (flevoland.nl)] dat geanonimiseerd is by design.

Nieuws