Hoera, het kan! Er is software om chatverkeer van de politieke en ambtelijke top automatisch te archiveren. Dit blijkt uit testen van het Rijksprogramma Duurzame Digitale Informatiehuishouding (RDDI) bij vier ministeries .
Met deze pilot van de RDDI komt de uitvoering van het advies van ACOI: "Kan dit weg? Nee!" dichterbij. De oplossing is dat sleutelfunctionarissen een speciale app op hun mobiele telefoon krijgen. Via die app wordt al hun chatverkeer, onder andere van WhatsApp en Signal, automatisch opgeslagen in een systeem van de ministeries.
Het realiseren van ons advies is niet alleen een technische kwestie, het is ook belangrijk dat sleutelfunctionarissen accepteren dat ‘hun’ chatberichten beschikbaar blijven. Bijvoorbeeld voor vragen en onderzoek van het parlement en voor Woo-verzoeken van journalisten en burgers.
Uitvoeren van het advies van ACOI
ACOI heeft geadviseerd om het chatverkeer van topambtenaren tijdelijk te bewaren, voor een periode van 5 tot 10 jaar. Het chatverkeer van ministers, wethouders en andere bestuurders moet volgens ACOI blijvend bewaard worden en uiteindelijk dus terechtkomen bij het Nationaal Archief en decentrale archiefdiensten. Die informatie blijft daardoor óók beschikbaar voor generaties na ons, als waardevolle bron voor geschiedschrijving.
WhatsApp gesprekken van overheidsmedewerkers die geen sleutelfunctie hebben zijn volgens ACOI van gering belang. Daarom is het niet nodig om hun chatberichten automatisch en met een vaste bewaartermijn te archiveren.
Door de positieve uitkomst van de pilot van RDDI heeft het Adviescollege de hoop dat de minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties de werkwijze uit de pilot op korte termijn daadwerkelijk Rijksbreed kan invoeren. Bovendien kunnen nu de bewaartermijnen officieel vastgelegd worden in een selectiebesluit, zoals de Archiefwet vereist. Ook is het belangrijk dat de bevindingen worden gedeeld met gemeenten, provincies en waterschappen.