Openbaarheid van publieke informatie is van belang, niet omwille van vertrouwen in overheidsinstanties, maar omwille van vertrouwen in de werking van de democratie (uitgangspunt Wet open overheid).
Bevorderen open overheid
De bemiddelaar(s), verbonden aan het Adviescollege, hebben een missie: het bevorderen van open overheid. Zij organiseren en begeleiden de bemiddeling, houden partijen op de hoogte over de voortgang en de duur van de bemiddeling en dragen bij aan het bereiken van een gezamenlijk eindresultaat.
Partijen wordt gevraagd om tijdens een bemiddeling vooral te handelen in de geest van de Woo (‘openbaar, tenzij’) en niet alleen naar de letter (uitzonderingsgronden, termijnen, procedures). Dit helpt om een bemiddeling te laten slagen. Het is de bedoeling dat bemiddeling bijdraagt aan het doorbreken van de soms sterk gejuridiseerde omgangsvormen en waar mogelijk tot snelle(re) of creatieve manieren van openbaarheid te komen. Tijdens de bemiddeling wordt gestreefd naar realistische en open communicatie.
Intakegesprekken en gezamenlijk gesprek
De bemiddelaars spreken partijen doorgaans eerst apart. Meestal spreken de bemiddelaars eerst met de verzoeker en daarna met de vertegenwoordigers van het bestuursorgaan. De doelen van deze aparte intakegesprekken zijn een nadere kennismaking, het inventariseren van datgene wat partijen willen bereiken en of dat haalbaar lijkt. Tijdens deze aparte gesprekken kunnen partijen ook eventuele zorgen kenbaar maken aan de bemiddelaars. Zien de bemiddelaars onvoldoende ruimte voor bemiddeling, dan bespreken zij dat met partijen.
Na de eerste afzonderlijke gesprekken plannen de bemiddelaars een gezamenlijk gesprek.
Gesprekssamenvatting
Partijen en de bemiddelaars maken geen geluids- of beeldopnamen en geen woordelijke verslagen van de gesprekken. Dit om bij te dragen aan het ontstaan van een zo open mogelijke en constructieve sfeer. De bemiddelaars maken wel een samenvatting op hoofdlijnen en delen deze met de partijen via e-mail. Voor de aparte intakegesprekken geldt dat de gespreksdeelnemers de samenvatting ontvangen en dat de bemiddelaars deze, met instemming van betrokkenen, ook met de andere partij delen. De leden van het Adviescollege kunnen kennisnemen van deze gesprekssamenvattingen ten behoeve van een eindbrief of advies.
Betrekken van derden
In overleg kunnen derden, zoals advocaten, juridische adviseurs, derde belanghebbenden en anderen (bijvoorbeeld deskundigen) worden betrokken bij de bemiddeling. Ook zij houden zich aan de uitgangspunten. De bemiddelaars kunnen externe deskundigen en (juridische) deskundigen van of namens het Adviescollege bij de bemiddeling betrekken.
Informatieverstrekking
Op verzoek van de bemiddelaar(s) verstrekt het bestuursorgaan gegevens. Het gaat om gegevens die nodig zijn om de bemiddeling naar behoren te kunnen uitvoeren. Dit is conform artikel 7.4 van de Woo. Het staat partijen verder vrij al die stukken te delen met de bemiddelaars waarvan zij menen dat die kunnen bijdragen aan het slagen van de bemiddeling.
Vastlegging resultaat
De bemiddelaars leggen de uitkomst(en) van de bemiddeling schriftelijk vast. Partijen ontvangen deze per e-mail. Het kan gaan om tussentijdse en/of (deel)afspraken tussen partijen. Indien nodig houden de bemiddelaars de bemiddeling aan voor de duur die redelijkerwijs nodig is om de gemaakte afspraken/ deelafspraken uit te voeren. De bemiddelaars stellen de leden van het Adviescollege, ook tussentijds, op de hoogte van de voortgang en van de (tussentijdse) uitkomst(en) van een bemiddeling.
Opschorting bezwaartermijn
Woo-bemiddeling schort de bezwaartermijn op. Dit is het geval als het Adviescollege de klacht (het verzoek tot bemiddeling) ontvangt tijdens de periode dat verzoeker bezwaar kan maken tegen het primaire besluit. De bezwaartermijn is dan als het ware gepauzeerd, totdat de bemiddeling is beëindigd en het Adviescollege aansluitend een advies heeft uitgebracht, of heeft laten weten dat het geen advies gaat uitbrengen (artikel 7.3, tweede en derde lid, van de Woo). Hierna begint voor verzoeker de resterende termijn om een bezwaarschrift in te dienen weer te lopen. Een verzoeker kan er ook voor kiezen om tijdens de bemiddeling al een bezwaarschrift in te dienen.
Verkorte beslistermijn in de bezwaarfase
Als het Adviescollege een advies uitbrengt na de bemiddeling of aangeeft geen advies uit te brengen, en verzoeker voorafgaand of tijdens de bemiddeling een bezwaarschrift heeft ingediend, beslist het bestuursorgaan binnen twee weken na ontvangst van het advies van het Adviescollege (dan wel het bericht dat geen advies zal worden uitgebracht) op het bezwaar van verzoeker (artikel 7.3, derde lid, van de Woo). Het is de bedoeling dat de bezwaren van de verzoeker tijdens de bemiddeling worden besproken. Om die reden is de beslistermijn na bemiddeling in de bezwaarfase door de wetgever bekort.
Invloed bemiddeling op (gerechtelijke) procedures
De Woo kent geen voorziening voor opschorting van termijnen buiten de bezwaarfase. Partijen kunnen andere instanties verzoeken om aanhouding van (gerechtelijke) procedures over de Woo-verzoeken waar de bemiddeling over gaat.
Partijen starten geen nieuwe (gerechtelijke) procedures, tenzij dit noodzakelijk is om overschrijding van termijnen te voorkomen. In dat geval informeren partijen alle bij de bemiddeling betrokkenen via de bemiddelaars.