“Bewaar alle chatberichten van politieke en ambtelijke top.”
Het Adviescollege Openbaarheid en Informatiehuishouding (ACOI) adviseert de overheid om alle werkgerelateerde chatberichten van de politieke en ambtelijke top op te slaan in een beheersysteem. Het Adviescollege presenteert zijn advies, met de titel ‘Kan dit weg? Nee’, vandaag aan Hanke Bruins Slot, minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijkrelaties. Aanleiding voor het advies is het Kamerdebat van mei 2022 over berichten in de media dat de minister-president sms-berichten van zijn telefoon verwijderde.
Het Adviescollege is in mei 2022 ingesteld op grond van de Wet open overheid. Op verzoek van de regering gaat het eerste advies over het bewaren van chatberichten, zoals gewisseld via bijvoorbeeld WhatsApp en Signal. Leidraad voor het Adviescollege is de Wet open overheid, die bepaalt dat iedereen recht heeft op toegang tot overheidsinformatie afgezien van de uitzonderingen bij wet. Daarnaast is er de Archiefwet, die regels bevat voor zorgvuldig beheer van overheidsinformatie. Samen zorgen deze wetten ervoor dat iederéén kan nagaan welke afwegingen de overheid maakt en wat de effecten van beleid en uitvoering zijn. Zo kunnen bijvoorbeeld journalisten de overheid controleren. Bovendien is het ook belangrijk voor de geschiedschrijving van generaties na ons.
“Dit is geen corvee”
Ineke van Gent, voorzitter van het ACOI: “Toegang tot overheidsinformatie is een essentieel recht voor iedereen én noodzakelijk om de democratie beter te laten werken. Dat geldt niet alleen voor nota’s, rapporten en e-mails, maar net zo goed voor chatberichten. De wet gaat pas leven als de hoogste gezagsdragers het belang van openbaarheid en een goede informatiehuishouding erkennen. Daarom staat in ons advies: dit is geen corvee, dit is chefsache. Natuurlijk hoeft de overheid niet alles even goed en even lang te bewaren, maar moeten keuzes worden gemaakt.”
Het Adviescollege benadrukt dat de Archiefwet het instrument voor publieke waardering bevat, namelijk de zogenoemde openbare ‘selectielijsten’ die alle overheidsorganisaties in overleg met hun archiefdienst en onafhankelijke deskundigen moeten opstellen. Oók de wijze waarop overheidsorganisaties omgaan met chatberichten moet blijken uit deze selectielijsten.
Berichten van sleutelfunctionarissen automatisch opslaan
Bij de meeste overheidsorganisaties is het beleid dat overheidsfunctionarissen zo min mogelijk chatten over hun werk. Doen zij dat toch, dan moeten zij zélf belangrijke chatberichten handmatig kopiëren naar een digitaal archiefsysteem. In oktober 2022 constateerde de Inspectie Overheidsinformatie en Erfgoed al dat dit beleid niet voldoet aan de Archiefwet. De minister-president had dus geen chatberichten mogen wissen van zijn telefoon. Volgens het Adviescollege moet het sowieso anders. Handmatige selectie en opname van afzonderlijke chatberichten in een specifiek dossier is onwerkbaar. Ook maakt het van archiveren een individuele norm, terwijl een collectieve norm moet gelden.
Het Adviescollege vindt dat de overheid chatberichten van personen in sleutelfuncties op moet slaan in een beheersysteem van de organisatie. Het gaat dan om alle werkgerelateerde chatberichten van bewindslieden, bestuurders en de ambtelijke top. Juist deze mensen hebben strategische en besluitvormende posities én zij gebruiken vaak hun mobiele telefoon voor hun werk. Het opslaan van de chatberichten van deze sleutelfunctionarissen moet structureel en zoveel mogelijk geautomatiseerd gebeuren.
Chatberichten van bewindslieden en bestuurders zijn van blijvende waarde, ook voor toekomstig historisch onderzoek. Daarom moeten deze chatberichten blijvend worden bewaard en gearchiveerd. Chatberichten van de ambtelijke top moet de overheid tijdelijk bewaren, bijvoorbeeld vijf of tien jaar. Daarna kunnen ze worden verwijderd.
Voor chatberichten van alle overige overheidsmedewerkers zijn géén nadere maatregelen nodig. Het Adviescollege is van mening dat de waarde van deze informatie gering is en het een onevenredige inspanning zou zijn om ook al deze chatberichten op te slaan. Dit betekent dat medewerkers die geen sleutelfunctie bekleden, chatberichten op hun telefoon kunnen laten staan en mogen wissen als ze berichten niet meer nodig hebben.
Aanbevelingen
Een goede uitvoering van dit advies, is alleen mogelijk als het wordt omarmd door alle bewindslieden en andere bestuurders van overheidsorganisaties. Het Adviescollege roept hen op om de nieuwe beheer- en bewaarstrategie voor chatberichten al vanaf 2024 toe te passen.
Het Adviescollege verzoekt het parlement om dit advies zo snel mogelijk te behandelen en bij de behandeling van het wetsvoorstel voor modernisering van de Archiefwet aandacht te besteden aan het instrument selectielijsten.
Aanvullende informatie:
Het volledige rapport, inclusief alle aanbevelingen, van het Adviescollege Openbaarheid en Informatiehuishouding vindt u op www.acoi.nl/chatberichten. Voor actuele foto's van de overhandiging gaat u naar www.acoi.nl/fotos.