Wat is de Samenwerkwijzer?
De Samenwerkwijzer is een model voor (de ondersteuning van) goed contact en overleg tussen Woo-verzoekers en -behandelaars. Momenteel werkt het ACOI aan deze Samenwerkwijzer.
Uitgangspunt hiervan is dat beide partijen – overheid én verzoekers - verantwoordelijkheden hebben voor een geslaagde afhandeling. Van beiden mag dus een behulpzame en redelijke opstelling worden verwacht. De Samenwerkwijzer helpt deze begrippen concreter te maken.
Wat is de aanleiding van de Samenwerkwijzer?
De afhandeling van Woo-verzoeken verloopt nog niet goed. Overheidsorganisaties, en zeker ministeries, hebben moeite om verzoeken tijdig af te handelen of in samenspraak met de verzoeker tot een fasering en/of prioritering te komen. Daarnaast is sprake van ontevredenheid en wantrouwen bij zowel verzoekers als bij overheidsmedewerkers.
ACOI meent dat er nog heel veel te verbeteren is aan de manier waarop de overheid de Woo invult. En dat daarbij goed contact met de verzoeker het fundament is.
In dit kader werken wij aan de Samenwerkwijzer. Het vloeit voort uit het advies van ACOI met de titel Wat kan ik voor u doen?, dat mede een gevraagde reactie vormde op de invoeringstoets voor de Woo.
Voor wie is de Samenwerkwijzer bedoeld?
De Samenwerkwijzer is voor overheidsorganisaties en Woo-verzoekers bedoeld. De gedachte is dat alle overheidsorganisaties de Samenwerkwijzer kunnen overnemen of kunnen aanpassen aan hun eigen situatie.
De bedoeling is ook dat overheidsorganisaties de Samenwerkwijzer of hun eigen versie daarvan publiceren op hun website en op andere manieren gebruiken in de communicatie met Woo-verzoekers. Deze transparantie is belangrijk, omdat alleen zo ook voor verzoekers duidelijk(er) is wat men van elkaar kan verwachten tijdens een Woo-proces.
Wat wil ACOI bereiken met de Samenwerkwijzer?
Het klinkt wellicht als een open deur, maar toch is goed contact met de verzoeker nog lang niet vanzelfsprekend. Te vaak is een Woo-verzoek de start van een intern gericht en gejuridiseerd proces. Goede praktijkvoorbeelden laten zien dat het allemaal soepeler verloopt als het de overheid lukt om er een mensgericht dienstverleningsproces van te maken.
De Samenwerkwijzer zal beschrijven hoe samenwerking tussen Woo-behandelaars en Woo-verzoekers er uitziet. Daarmee proberen we de praktijk de goede kant op te sturen, naar behulpzaam en redelijk gedrag aan beide kanten.
In essentie gaat het erom dat behandelaars en verzoekers samen de informatiebehoefte scherp stellen. Een schriftelijk verzoek is daarvoor vaak niet voldoende. Bij navraag blijkt dan bijvoorbeeld dat het mensen niet gaat om openbaarmaking voor eenieder, maar om individuele inzage in een dossier. Bij onduidelijke en omvangrijke Woo-verzoeken is het sowieso nodig om samen keuzes te maken, bijvoorbeeld over welke documenten wel en niet worden betrokken en over een reële behandeltermijn.
We verwachten dat overheidsorganisaties die de Samenwerkwijzer gebruiken (of een eigen openbare versie daarvan) mensen beter kunnen helpen, en dat ze uiteindelijk minder werk en tijd kwijt zijn aan de afhandeling van de meeste Woo-verzoeken.
Ook verwachten wij dat de Samenwerkwijzer een bijdrage zal leveren aan het beteugelen van hinderlijk gebruik, oneigenlijk gebruik en misbruik van de Woo. Dit komt geregeld voor, al ontbreken nog de cijfers. Overheidsorganisaties willen hier terecht grenzen aan stellen. Dit kan alleen maar als zij eerst maximaal behulpzaam zijn en ook duidelijk maken wat zij van een verzoeker verwachten.
Lost de Samenwerkwijzer alle knelpunten van de Woo op?
De Samenwerkwijzer lost niet alles op. Het bevordert de menselijke kant van de uitvoering, namelijk goede samenwerking tussen behandelaars en verzoekers. Dat is volgens ACOI het fundament en altijd mogelijk, ongeacht de staat van de informatiehuishouding, de cultuur van een organisatie en de positionering of omvang van het Woo-team.
ACOI is zich ervan bewust dat ook aan die andere factoren gewerkt moet worden. We blijven dat doen via adviezen aan regering en parlement, met richtsnoeren en kennisbevordering.
Wanneer is de Samenwerkwijzer klaar?
De afgelopen maanden is veel input opgehaald voor de Samenwerkwijzer. Daar gaan we in januari mee door. Tegelijkertijd werken we aan een eerste volwaardig prototype. In februari en maart zullen verschillende soorten validatiesessies worden georganiseerd, waarin we het prototype toetsen op herkenbaarheid en de praktijk. De geplande oplevering/publicatie van de Samenwerkwijzer is in juni 2025. Hiermee nemen we dus wat meer tijd dan oorspronkelijk aangegeven in het plan van aanpak.
Ik wil bijdragen aan de totstandkoming van de Samenwerkwijzer. Kan dat?
Ja, graag! De ontwikkeling van de Samenwerkwijzer gebeurt in nauwe samenwerking met Woo-behandelaars en -verzoekers. Tijdens een intensieve co-creatiefase, doen we dat met een beperkt aantal partijen. De validatiefase doen wij in veel breder verband. In februari en maart zullen verschillende soorten validatiesessies worden georganiseerd, waarin we een prototype toetsen op herkenbaarheid en bruikbaarheid in de praktijk. Binnenkort maken we hier meer over bekend.
In de tussentijd staan wij altijd open voor signalen en tips. Mail ons via info@acoi.nl of vul het contactformulier in op onze website.